Tietosuojaseloste

Sitowisen asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Sitowise Oy ja sen tytäryhtiöt (”Sitowise”) kunnioittavat asiakkaidensa, potentiaalisten asiakkaidensa, muiden yhteistyökumppaniensa sekä verkkopalvelujensa käyttäjien yksityisyyttä ja tietosuojaa. Olemme sitoutuneet varmistamaan, että kaikkia henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja ehdottoman turvallisesti.

Rekisterinpitäjä

Sitowise Oy
Osoite: Linnoitustie 6, 02600 Espoo
Sähköposti: tietosuoja@sitowise.com
Puhelin: 020 747 6000

Rekisterinpitäjän edustaja

Turvallisuuspäällikkö Jussi Kurikka-Oja
Osoite: Åkerlundinkatu 11D, 33100 Tampere
Sähköposti: tietosuoja@sitowise.com
Puhelin: 020 747 6000

1 Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet

Sitowise kerää ja käsittele henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Asiakkuuden hoitaminen ja asiakasviestintä. Oikeusperusteena henkilötietojen käsittelylle on yleinen etu.
  • Markkinointi nykyisille ja mahdollisille asiakkaille. Markkinointia tehdään yritys- ja yhteisöasiakkaille, ja sen oikeusperusteena on yleinen etu.

2 Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkuuden hoitoa ja markkinointia varten kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietoryhmiä:

  • Nimi, sähköpostiosoite, työpaikan osoite, puhelinnumero
  • Organisaatio, tehtävä, titteli, vastuualue
  • Organisaation yhteys- ja taustatiedot
  • Asiakasrooli, historia ja palvelujen käyttötiedot
  • Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten myynnin yhteydenotot sekä henkilöön kohdistuneet markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim. tapahtumiin ja kilpailuihin osallistuminen, markkinointiviestien lähetys-, avaus- ja klikkaustiedot sekä materiaalien lataustiedot)
  • Erikseen yksilöidyt suostumukset ja/tai luvat henkilötietojen käsittelyyn
  • Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot Sitowisen verkkosivuilla ja palveluissa
  • Tekniset tiedot ja evästeet, joiden avulla saamme verkkopalveluista kävijätietoja palvelujen kehittämiseen ja markkinoinnin suunnitteluun. Evästeiden avulla kerättyä tietoa voidaan käyttää myös kohdennetun markkinoinnin toteuttamiseen (esim. remarketing). Emme koskaan luovuta tietoja kolmansien osapuolten markkinointikäyttöön.

Henkilötietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun liiketoiminnalliseen yhteyteen Sitowisen kanssa.

Markkinointia varten tiedot kerätään Sitowisen asiakasrekisteristä sekä julkisista lähteistä kuten luettelo- ja yritystietopalveluista tai yritysten kotisivuilta. Tietoja kerätään myös henkilöiltä itseltään tai heidän työnantajiltaan, ja niitä kerääntyy automaattisesti, kun henkilö käyttää Sitowisen verkkopalveluja. Tietoja voidaan kerätä myös henkilön omalla suostumuksella esimerkiksi messuilla, tapahtumissa ja verkkosivujen kautta. 

3 Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietojen vastanottaja on Sitowise Oy ja käyttämämme henkilötietojen käsittelijät. Kaikki henkilötiedot pidetään ehdottoman luottamuksellisina.

Sitowisen käyttämät alihankkijat käsittelevät tietoja ainoastaan yrityksen ohjeiden mukaisesti ja tässä ilmoituksessa määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Sitowise on varmistanut sopimuksin, että käsittelyyn osallistuvat alihankkijat toimivat voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Alihankkijoillamme ei koskaan ole itsenäistä oikeutta käyttää henkilötietoja. Tietojen käsittelyä tehdään sekä Suomessa ja muissa EU-maissa että EU:n ulkopuolella.

Markkinoinnissa käytämme säännöllisesti mm. seuraavia alustoja ja palveluja: konesalipalvelut, Postiviidakko, MailChimp, Creamailer, Surveypal, Leadfeeder, Google Analytics, Concrete 5, WordPress, Value-Frame, Allteq CRM, LinkedIn, Facebook, Twitter, Youtube ja Office O365. Myös Sitowisen omia tuotteita ja palveluja (esim. Harava) voidaan käyttää markkinointitarkoituksiin.

4 Tietojen sijainti ja siirto EU:n ulkopuolelle

Sitowisen asiakas- ja lokitietoja säilytetään EU:ssa eikä niitä siirretä EU:n ulkopuolelle.

Markkinoinnissa käytetään EU:n alueella kotipaikkaansa pitävien palvelun lisäksi myös EU:n ulkopuolella sijaitsevia palveluja (esim. MailChimp, Google Analytics, LeadFeeder). Edellytämme, että palveluntarjoajamme ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisia velvoitteita esimerkiksi olemalla mukana EU:n ja Yhdysvaltain välisessä Privacy Shield -järjestelmässä.

5 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 1 määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Suoramarkkinointia varten kerättyjä yhteystietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Tarpeettomaksi jääneet tiedot poistetaan rekisteristä.

6 Tietoturva

Henkilötietojen käsittelyn tietoturva on varmistettu fyysisillä, hallinnollisilla ja teknisillä ratkaisuilla, joilla pyritään varmistamaan tietojen luottamuksellisuus, saatavuus ja eheys.

Henkilötietojen käsittelyä suojataan mm: pääsynvalvonnalla, kahdennetuilla laitteistoilla, palomuureilla ja salatuilla verkkoyhteyksillä.

7 Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä tarkoitetaan henkilöä, jota kerätyt henkilötiedot koskevat. EU:n tietosuoja-asetus takaa rekisteröidyille henkilöille joukon oikeuksia.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, kun se perustuu yleiseen tai oikeutettuun etuun ja lisäksi aina oikeus vastustaa omien henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten. Näihin käyttötarkoituksiin liittyvissä lähettämissämme viesteissä on linkki, jolla voit vastustaa käsittelyä. Lisäksi voit ottaa yhteyttä myös rekisterinpitäjän edustajaan.

Alla on yhteenveto kaikista oikeuksista ja siitä, miten rekisteröity voi näitä oikeuksia käyttää.

 

Oikeus Miten voit käyttää tätä oikeutta?
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin Tietojen vastaanottajat ja säilytysajat on määritelty tässä tietosuojailmoituksessa.

Mikäli haluat tarkistaa omat tietosi, ota yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen Ota yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.
Oikeus tietojen poistamiseen Ota yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Ota yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.
Vastustamisoikeus Suoramarkkinointiviesteissä on linkki, jolla voit vastustaa käsittelyä. Lisäksi voit ottaa yhteyttä myös rekisterinpitäjän edustajaan.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen Ota yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Suomessa valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ja ohjeet löydät osoitteesta www.tietosuoja.fi
Tieto siitä, perustuuko käsittely lakiin tai sopimukseen, ja onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot, ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen seuraukset Asiakkaiden tietojen käsittely perustuu sopimuksiin. Kieltäytyminen näiden tietojen antamisesta on todennäköisesti este sopimuksen solmimiselle.

 

Tiedot automaattisesta päätöksen teosta, profilointi mukaanluettuna Emme käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

 

8 Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tarkistamme tämän tietosuojaselosteen säännöllisesti ja teemme siihen tarvittaessa muutoksia. Muutoksen voimaantuloaika ilmoitetaan tietosuojalosteessa ja muutettu seloste tulee voimaan kyseisestä päivämäärästä alkaen.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 6.7.2018.