Harava‐palvelun käyttöehdot ja tietosuojailmoitus

Harava‐kyselypalvelun käyttöehdot

1      Palvelu

Sitowisen (jäljempänä ”Palveluntarjoaja”, ”Sitowise”) tuottaman ja ylläpitämän Harava‐kyselypalvelun (jäljempänä ”Harava”, ”Palvelu”) käyttämiseen sovelletaan näitä käyttöehtoja (jäljempänä ”Käyttöehdot”).

Palvelun ylläpitokäyttöliittymän käyttäjä (jäljempänä ”Ylläpitokäyttäjä” tai ”Asiakas”) käyttää palvelua kyselyiden ja inventointien rakentamiseen sekä julkaisemiseen. Palvelun kautta tehdyn kyselyn tai inventoinnin vastaaja (jäljempänä ”Käyttäjä”) käyttää palvelua vastatakseen esimerkiksi Ylläpitokäyttäjän julkaisemaan kyselyyn.

Ensisijaisesti Palveluntarjoajan ja Ylläpitokäyttäjän tai hänen organisaationsa välillä noudatetaan palvelusopimusta ja siinä määriteltyjä ehtoja.

Palvelu koostuu:

  • Ylläpitokäyttöliittymästä, jonka käyttö edellyttää rekisteröitymistä. Rekisteröityessään Palveluun tai antaessaan muuten suostumuksellaan Palveluntarjoajalle henkilötietoja tulee Käyttäjästä Palveluntarjoajan asiakas ja Ylläpitokäyttäjä Harava‐palvelussa ja hänen tietonsa rekisteröidään Haravan asiakasrekisteriin.
  • Vastaajan näkymästä, joka rakennetaan ylläpitokäyttöliittymässä Ylläpitokäyttäjän toimesta.
  • Yleiset kyselyt/inventointipohjat ja julkisiksi määritellyt kyselyt sekä inventoinnit (jäljempänä ”Sisältö”, ”Tiedonhankinta”), jotka ovat useiden eri organisaatioiden (jäljempänä ”Sisällöntuottajat”, joiden käyttäjät ovat ylläpitokäyttäjiä) tuottamia. Palvelun ylimpänä ylläpitäjänä toimii Palveluntarjoaja.
  • Käyttäjien antamat kartta‐ tai lomakevastaukset (jäljempänä ”Vastausaineisto”) Sisältöihin, jotka ovat Ylläpitokäyttäjien käytettävissä heidän organisaatioidensa määrittelemien periaatteiden mukaisesti.

Palveluntarjoajalla ja Ylläpitokäyttäjällä on oikeus halutessaan muuttaa aikaisemmin vapaassa käytössä olleita Palvelun osia (Vastaajan näkymä) rekisteröitymistä edellyttäviksi tai päinvastoin.

2      Palveluntarjoajan vastuu

Palvelu on lähtökohtaisesti käytettävissä 24 tuntia vuorokaudessa. Palveluntarjoajalla on kuitenkin oikeus ottaa Palvelu tai sen osa tilapäisesti pois käytöstä huollon, laitteistoasennuksen, yleisen järjestyksen ja turvallisuuden, järjestelmän liiallisen kuormituksen tai muun välttämättömän syyn vuoksi.

Palveluntarjoajalla on lisäksi oikeus parantaa ja kaikin tavoin muuttaa Palvelun sisältöä, rakennetta ja ulkoasua, sen tuote‐ ja tietokantavalikoimaa, ohjelmistoja, laitteistoja, käsikirjojen ja muun dokumentoinnin sisältöä, palveluaikoja sekä muita Palvelun osia. Palveluntarjoaja pyrkii, kun se on kohtuudella mahdollista, tiedottamaan Palvelussa tapahtuvista, Ylläpitokäyttäjän tai Käyttäjän kannalta oleellisista muutoksista sekä katkoksista etukäteen Palvelun välityksellä tai muulla sopivaksi katsomallaan tavalla.

Palveluntarjoaja ei vastaa Palvelun Sisällöstä (mukaan lukien linkit kolmansien tahojen verkkosivuille) tai sen oikeellisuudesta lukuun ottamatta sen itse tuottamaa tietosisältöä (valmiit, yleiset kyselypohjat). Palveluntarjoajalla on oikeus poistaa Palvelusta aineisto, joka sen näkemyksen mukaan on lain tai hyvän tavan vastaista tai on vahingollista tai haitallista Palveluntarjoajalle, Käyttäjille tai kolmannelle taholle.

Palvelussa tapahtuu Käyttäjien ja Ylläpitokäyttäjien välistä viestintää keskustelufoorumeiden, Sisällön ja Vastausaineiston kautta. Palveluntarjoaja ei vastaa käyttäjien välisen viestinnän tai muun toiminnan toisille Käyttäjille tai kolmannelle taholle mahdollisesti aiheuttamista haitoista tai vahingoista.

3      Käyttäjän vastuut ja velvoitteet

Käyttäjä saa henkilökohtaisen oikeuden käyttää Palvelua näiden Käyttöehtojen ehtojen mukaisesti.

Mikäli Käyttäjä rekisteröityy Palveluun, hänen tulee antaa rekisteröitymislomakkeessa vaaditut yksilöintitiedot ja hänestä tulee Ylläpitokäyttäjä. Ylläpitokäyttäjän tai hänen organisaationsa ja Palveluntarjoajan välille tehdään sopimus Palvelun käytöstä. Ylläpitokäyttäjä saa Palvelun käyttöä varten haltuunsa käyttäjätunnuksen ja salasanan, joiden avulla Ylläpitokäyttäjä voi kirjautua Palveluun. Salasana ja käyttäjätunnus ovat henkilökohtaisia, eikä niitä saa luovuttaa tai ilmaista kolmannelle osapuolelle. Ylläpitokäyttäjä on vastuussa kaikesta kyseisellä käyttäjätunnuksella ja salasanalla tapahtuneesta Palvelun käytöstä. Jos salasana tai käyttäjätunnus joutuu ulkopuolisten tietoon, Ylläpitokäyttäjän tulee ilmoittaa tästä välittömästi Palveluntarjoajalle. Ylläpitokäyttäjä vapautuu ilman tämän myötävaikutusta salasanallaan tai tunnuksellaan tapahtuvasta käytöstä, kun ilmoitus on Palveluntarjoajan osalta kuitattu vastaanotetuksi ja käyttäjätunnus on lukittu.

Ylläpitokäyttäjä/Käyttäjä vastaa siitä, että hänellä on kaikki tarvittavat tekijänoikeudet ja muut oikeudet ja/tai oikeudenhaltijoiden suostumukset Palvelussa julkaisemaansa materiaaliin sekä muuhun aineistoon, jonka hän lähettää, välittää tai tallentaa Palveluun. Ylläpitokäyttäjä/Käyttäjä sitoutuu olemaan lähettämättä tai välittämättä (esimerkiksi linkittämällä) Palvelun kautta aineistoa tai viestejä, jotka rikkovat kolmansien osapuolien omistus‐ ja tekijänoikeuksia tai muita oikeuksia.

4      Palvelun omistus‐ ja tekijänoikeudet

Palvelun tekninen sisältö on suojattu tekijänoikeuksin Suomen lainsäädännön ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Palvelun tekijänoikeudet ovat Palveluntarjoajalla. Palvelussa käytettävien kolmansien osapuolien ohjelmistojen oikeudet ovat lisenssinhaltijoilla.

Palvelun yleisiksi ja julkisiksi määritellyt Sisällöt ovat Palveluun kuuluvaa Sisältöä ja Palvelun Ylläpitokäyttäjät voivat hyödyntää niitä kyselyiden ja inventointien laatimisessa.

5      Oikeudet Ylläpitokäyttäjän toimittamaan sisältöön

Ylläpitokäyttöliittymän kautta Palveluun ladattu aineisto (kartat ja liitteet) kuuluu Ylläpitokäyttäjän tai hänen taustaorganisaationsa oikeuksien piiriin ja Palveluntarjoajalla ei ole oikeutta hyödyntää aineistoa ilman Ylläpitokäyttäjän/asiakasorganisaation lupaa.

Palvelun Käyttäjä voi ladata palveluun kuvia tai liitteitä ja tällöin Käyttäjä luovuttaa vastaamansa kyselyn laatijalle (Ylläpitokäyttäjän organisaatio) kaikki nykyiset ja tulevat taloudelliset oikeudet Palveluun toimittamaansa materiaaliin. Käyttäjälle jää aineistoonsa riippumaton käyttöoikeus. Palvelussa esiintyvän aineiston ja ilmoitusten Palvelun ulkopuolinen käyttäminen (ml. kopiointi) tai julkaisu kaupallisessa tai muussa tarkoituksessa muun kuin ao. Käyttäjän toimesta on kielletty ilman asiakasorganisaation nimenomaista suostumusta.

6      Oikeudet Palvelun kautta generoituvaan vastausaineistoon

Palvelun kautta generoituvat Vastausaineistot tallentuvat Palvelun tietokantaan ja niiden omistusoikeus on kulloinkin kyseessä olevan kyselyn laatijalla ja/tai hänen edustamallaan organisaatiollaan.

Mikäli Ylläpitokäyttäjän julkaisemassa kyselyssä/inventoinnissa kysytään vastaajien henkilötietoja, tulee Ylläpitokäyttäjän huolehtia niihin mahdollisesti liittyvistä viranomais‐ ja muista velvoitteista.

7      Henkilötietojen kerääminen Palvelulla

Asiakkaalla on velvollisuus ilmoittaa Palveluntarjoajalle, mikäli kyselyssä kerätään henkilötietoja. Haravassa kyselyn ominaisuustietoihin voi tallettaa tiedon, mutta ilmoitusvelvollisuus säilyy.

Asiakas, joka kerää Haravalla henkilötietoja, määrittelee itse henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja luonteen, tietojen tyypin sekä mahdolliset rekisteröityjen ryhmät.

Mikäli Ylläpitokäyttäjän julkaisemassa kyselyssä/inventoinnissa kysytään vastaajien henkilötietoja, tulee Ylläpitokäyttäjän huolehtia niihin mahdollisesti liittyvistä viranomais‐ ja muista velvoitteista. Näille tiedoille Asiakas toimii rekisterinpitäjänä ja Palveluntarjoaja henkilötietojen käsittelijänä.

8      Linkitys Palveluun

Käyttäjällä on oikeus sijoittaa omille verkkosivuilleen linkki Palvelun pääsivulle https://eharava.fi. Rekisteröityneillä Ylläpitokäyttäjillä on myös oikeus sijoittaa omille tai muille verkkosivuilleen linkkejä omiin Palvelussa oleviin kyselyihinsä.

9      Tiedonhankinnan julkaiseminen Palvelussa ja laskutus

Ylläpitokäyttäjä vastaa itse Palvelun kautta tuotettavan Tiedonhankinnan julkaisemisesta ja markkinoinnista.

Tiedonhankintaa voi suunnitella ja työstää Palvelun käyttöönottomaksun (ks. Palvelun hinnasto) hinnalla ja Tiedonhankinnasta veloitetaan voimassa olevan palveluhinnaston mukainen maksu.

Palveluntarjoajalla on oikeus poistaa Palvelussa julkaistu Tiedonhankinta, jos Palveluntarjoaja katsoo, että Tiedonhankinta on harhaanjohtava tai loukkaava, sisältää asiaankuulumatonta aineistoa, on Palvelun Käyttöehtojen vastainen, ei muusta syystä kelpaa julkaistavaksi Palvelussa tai jos Ylläpitokäyttäjä on laiminlyönyt Palvelun käyttämiseen liittyvien maksujen suorittamisen.

10   Käyttöoikeuden siirtäminen ja lakkaaminen

Ylläpitokäyttäjällä tai Käyttäjällä ei ole oikeuttaa luovuttaa tai siirtää Palvelun käyttöoikeutta (mukaan lukien salasana ja muut Palvelun käytön mahdollistavat tunnukset) kolmannelle osapuolelle. Palveluntarjoaja voi kieltäytyä antamasta käyttäjätunnusta tai peruuttaa myönnetyn käyttäjätunnuksen, mikäli Ylläpitokäyttäjä tai Käyttäjä on toiminut tai toimii Käyttöehtojen, lain tai hyvän tavan vastaisesti. Myös palvelumaksujen laiminlyöminen voi johtaa käyttöoikeuden lakkauttamiseen.

Palveluntarjoajalla on oikeus tilapäisesti estää Ylläpitokäyttäjän tai Käyttäjän pääsy Palveluun, jos se on Palvelun toiminnan kannalta tarpeen.

Sopimuksen päättymisestä huolimatta jäävät näissä Käyttöehdoissa tarkoitetut omistus‐ ja tekijänoikeutta, vastuuta viestinnässä sekä vastuunrajoitusta koskevat säännökset voimaan niin kauan kuin niillä on merkitystä. Käyttöoikeuden lakkaaminen ei myöskään vapauta Ylläpitokäyttäjää niiden palveluiden tai suoritusten maksuista, joiden peruste on syntynyt ennen käyttöoikeuden lakkaamista. Sopimuksen päättyessä Ylläpitokäyttäjän sopimusrikkomuksen johdosta Palveluntarjoajan oikeus on olla antamatta Ylläpitokäyttäjälle uutta käyttöoikeutta.

Sopimuksen päättyessä Asiakkaan tili suljetaan. Tilin sulkemisesta 6 kk päästä kaikki Asiakkaan tiedot ja aineistot poistetaan Haravasta automaattisesti.

11   Sopimuksen siirtäminen

Palveluntarjoajalla on oikeus siirtää sopimus kolmannelle osapuolelle, mikäli siirtäminen liittyy siihen, että Palvelu tai sen osa myydään taikka siihen, että Palvelun tuottaja tai välittäjä muuttuu.

Palveluntarjoajalla on aina oikeus siirtää sopimus, Palvelu ja sen ylläpitäminen samaan konserniin kulloinkin kuuluvalle yhtiölle.

Ylläpitokäyttäjällä ei ole oikeutta siirtää sopimusta yksipuolisesti. Sopimussiirrosta sovitaan erikseen Palveluntarjoajan kanssa.

12   Vastuunrajoitus

Palveluntarjoaja ei anna mitään suoranaisia tai välillisiä takeita Palvelun toiminnasta tai ominaisuuksista. Palveluntarjoaja ei myöskään vastaa Palvelun käyttämisen tai siinä esiintyvien toimintahäiriöiden, teknisten vikojen, haitallisten ohjelmistojen, linkkien tai katkosten käyttäjälle tai kolmansille aiheuttamista vahingoista.

Palvelu ja sen sisältö esitetään sellaisena kuin se on ja Käyttäjä käyttää Palveluntarjoajan ja Sisällöntuottajien tuottamia ja/tai välittämiä palveluja omalla vastuullaan. Palveluntarjoaja ei vastaa Palvelun käyttöön liittyvistä tietoturvallisuusriskeistä tai Palvelun sisällön oikeellisuudesta tai sopivuudesta tiettyyn tarkoitukseen.

13   Käyttöehtojen muuttaminen

Palveluntarjoajalla on oikeus yksipuolisesti muuttaa näitä Käyttöehtoja ilmoittamalla siitä Ylläpitokäyttäjälle sähköpostitse tai Palvelun välityksellä. Muutokset tulevat voimaan neljäntoista (14) päivän kuluttua ilmoituksen tekemisestä. Käyttäjä hyväksyy Käyttöehtoihin tehdyt muutokset käyttämällä Palvelua.

Saatuaan muutoksista tiedon käyttäjä voi irtisanoa sähköpostitse tai Palvelun välityksellä koko sopimuksen päättymään ennen muutoksen voimaantuloa.

14   Henkilötietojen käsittely

Palveluntarjoaja toimii rekisterinpitäjänä Ylläpitokäyttäjien henkilötiedoille ja käsittelee henkilötietoja voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Palvelun tietosuojailmoitus löytyy osoitteesta: https://eharava.fi.

15   Muut ehdot

Palvelu sisältää linkkejä ja yhteyksiä kolmannen osapuolen verkkosivustoihin. Tällaisiin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen käyttöehtoja ja muita ehtoja, eikä Palveluntarjoaja vastaa sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöstä.

Palveluun ja Käyttöehtoihin sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin ja jos ne eivät tuota tulosta, Palveluntarjoajan erikseen ilmoittamassa käräjäoikeudessa Suomen lain mukaan.

Harava‐palvelun tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä

Sitowise Oy
Osoite: Tuulikuja 2, 02100 Espoo
Sähköposti: tuki@dimenteq.fi
Puhelin: 020 789 0251

Rekisterinpitäjän edustaja

Projektipäällikkö Niina Nieminen
Osoite: Helsinginkatu 15, 20500 Turku
Sähköposti: niina.nieminen@sitowise.com
Puhelin: +358 45 657 8847

1                Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet

Sitowise Oy kerää ja käsittele Harava‐palveluun liittyen henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Harava‐asiakkaiden asiakkuuden hoitaminen. Oikeusperusteena asiakastietojen käsittelylle on sovellusvuokraussopimus.
  • Suoramarkkinointi mahdollisille asiakkaille. Suoramarkkinointia tehdään yritys‐ ja yhteisöasiakkaille ja sen oikeusperusteena on yleinen etu.
  • Harava palvelun käytön seuranta, tietoturvan varmistaminen ja palvelun kehittäminen lokitietojen avulla. Oikeusperuste lokitiedoille on oikeutettu etu seurata palvelun käyttöä, taata sen turvallisuus ja kehittää palvelua edelleen.

Harava‐palvelun ostanut asiakas vastaa palvelulla toteutetuista kyselyistä sekä käyttäjätunnuksista ja toimii käyttäjätunnusten ja kyselyiden avulla mahdollisesti kerättävien henkilötietojen rekisterinpitäjänä. 

2                Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Harava‐palvelun asiakkuuden hoitoon liittyen käsitellään seuraavia henkilötietoryhmiä:

  • Palvelusopimusten yhteyshenkilön ja teknisen yhteyshenkilön yhteystiedot. Tiedot kerätään henkilöiltä itseltään tai heidän työnantajiltaan.
  • Asiakkaan pääkäyttäjätunnus, jota varten kerätään nimi ja sähköpostiosoite.

Suoramarkkinointia varten mahdollisista asiakkaiden edustajista kerätään nimi ja yhteystiedot. Tiedot suoramarkkinointia varten kerätään julkisista lähteistä kuten luettelo‐ ja yritystietopalveluista tai yritysten kotisivuilta. Lisäksi tietoja kerätään henkilöiltä itseltään tai heidän työnantajiltaan.

Käyttölokeihin tallennetaan IP‐osoite ja tehty toiminto, joka voi yksilöidä esimerkiksi näkymän käyttöliittymässä tai kyselyn johon on vastattu. Kyselyvastausten sisältö ei tallennu lokitietoihin kuin tilanteessa, jossa virhetilanteeseen liittyen on tallennettu kyselyyn syötetty tieto.

3                Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietojen vastanottajat ovat Sitowise Oy ja Harava‐palvelun käyttämät henkilötietojen käsittelijät. Henkilötietoja ei luovuteta muille osapuolille.

Harava‐palvelun käyttämät alihankkijat käsittelevät tietoja ainoastaan Harava‐palvelun ohjeiden mukaisesti ja tässä ilmoituksessa määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Harava‐palvelu on varmistanut sopimuksin, että käsittelyyn osallistuvat alihankkijat toimivat voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Käsittelijät suorittavat seuraavia tehtäviä: konesalipalvelut (Suomi), sähköpostipalvelu (Yhdysvallat, MailChimp)

4                Tietojen sijainti ja siirto EU:n ulkopuolelle

Harava‐palvelun asiakas‐ ja lokitietoja säilytetään EU:ssa eikä niitä siirretä EU:n ulkopuolelle.

Suoramarkkinoinnissa käytetään MailChimp sähköpostipalvelua, joka sijaitsee Yhdysvalloissa. MailChimp on mukana Privacy Shield järjestelmässä joka takaa EU kansalaisille riittävän tietosuojan ja siten mahdollistaa tietojen siirron Yhdysvaltoihin palvelua käytettäessä.

5                Henkilötietojen säilytysaika

Harava‐asiakkaiden yhteyshenkilöiden ja teknisten yhteyshenkilöiden yhteystiedot siirretään soveltuvin osin suoramarkkinointitarkoitukseen asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Pääkäyttäjätunnukset poistetaan sopimuksen päätyttyä.

Sopimuksia, laskuja ja niissä mahdollisesti olevia henkilötietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämät kuusi vuotta sen tilikauden päättymisen jälkeen, jona laskut ovat syntyneet tai kun sopimus on päättynyt.

Suoramarkkinointia varten kerättyjä yhteystietoja säilytetään 24 kuukautta niiden viimeisimmän käytön jälkeen.

Käyttölokitietoja säilytetään 6 kuukautta.

6                Tietoturva

Harava‐palvelu on varmistanut henkilötietojen käsittelyn tietoturvan fyysisillä, hallinnollisilla ja teknisillä ratkaisuilla joilla pyritään varmistamaan tietojen luottamuksellisuus, saatavuus ja eheys.

Henkilötietojen käsittelyä suojataan mm: pääsynvalvonnalla, kahdennetuilla laitteistoilla, palomuureilla ja salatuilla verkkoyhteyksillä.

7                Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä tarkoitetaan henkilöä, jota kerätyt henkilötiedot koskevat. EU:n tietosuoja‐asetus takaa rekisteröidyille henkilöille joukon oikeuksia.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, kun se perustuu yleiseen tai oikeutettuun etuun ja lisäksi rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa omien henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten. Näihin käyttötarkoituksiin liittyvissä Harava‐palvelun lähettämissä viesteissä on linkki, jolla voit vastustaa käsittelyä. Lisäksi voit ottaa yhteyttä myös rekisterinpitäjän edustajaan.

Alla on yhteenveto kaikista oikeuksista ja tieto siitä, miten rekisteröity voi näitä oikeuksia käyttää.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Tietojen vastaanottajat ja säilytysajat on määritelty tässä tietosuojailmoituksessa. Mikäli haluat tarkistaa omat tietosi, ota yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Ota yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.

Oikeus tietojen poistamiseen

Ota yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Ota yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.

Vastustamisoikeus

Suoramarkkinointiviesteissä on linkki, jolla voit vastustaa käsittelyä. Lisäksi voit ottaa yhteyttä myös rekisterinpitäjän edustajaan.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ota yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Suomessa valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ja ohjeet löydät osoitteesta www.tietosuoja.fi

Tieto siitä, perustuuko käsittely lakiin tai sopimukseen, ja onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot, ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen seuraukset

Asiakkaiden tietojen käsittely perustuu sopimuksiin. Kieltäytyminen näiden tietojen antamisesta on todennäköisesti este sopimuksen solmimiselle.

Tiedot automaattisesta päätöksen teosta, profilointi mukaan luettuna

Harava‐palvelu ei käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.